Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Christian Rickes
Spandauer Str. 31
57072 Siegen
Telefon: 0271 55033
E-Mail: hello@better-notes.de

Better notes ist ein Werkzeug für Büros (zum Beispiel Versicherungsagenturen): Notizhefte, Formulare, Unterschriften und eine Dateiablage. Für die Website selbst und die Konten der Nutzerinnen und Nutzer sind wir verantwortlich. Für die Unterlagen, die ein Büro in Better notes anlegt und mit seinen Kundinnen und Kunden austauscht, ist das jeweilige Büro verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

2. Beim Besuch der Website

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten in Protokolldateien: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Seite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen keine Cookies zu Tracking- oder Werbezwecken ein, verwenden keine Analyse-Dienste und keine Social-Media-Plugins. Die Seiten laden nichts von fremden Servern nach.

3. Ihr Konto bei Better notes

Better notes ist nur mit persönlichem Zugang nutzbar. Den Zugang legen wir auf Anfrage an.

• Kontodaten: Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hash) und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung – um Ihnen den Zugang zu ermöglichen und ihn zu verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Einstellungen: Der Büroname, den Sie unter „Mein Konto“ eintragen, erscheint auf den Seiten, die Ihre Kundinnen und Kunden öffnen. Einen eigenen SMS-Schlüssel (seven.io) speichern wir verschlüsselt; er wird nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
• Anmeldeschutz: Fehlgeschlagene Anmeldeversuche speichern wir mit IP-Adresse und Zeitpunkt zum Schutz vor Angriffen; sie werden nach 24 Stunden gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Cookies: Ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie hält Sie angemeldet, solange der Browser offen ist. Wer „Dieser Rechner gehört mir“ wählt, erhält zusätzlich ein Cookie, das 30 Tage gültig ist und beim Abmelden gelöscht wird (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
• Hinweis-Mails: An Ihre E-Mail-Adresse schicken wir nur Hinweise zu Ihrem Konto, etwa „Unterschrift eingegangen“, von hello@better-notes.de.

Wir als Betreiber sehen Ihre Konten, aber nicht die Inhalte Ihrer Notizhefte und Ihrer Ablage. Wird ein Konto gelöscht, löschen wir es mit allen Heften und Dateien.

4. Notizhefte und Dateiablage

Hefte, Seiten, Unterschriften und Dateien, die Sie in Better notes anlegen, speichern wir auf unserem Server in Deutschland, getrennt von anderen Konten. Dateien im Ordner „Büro“ der Ablage werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Für diese Inhalte ist Ihr Büro verantwortlich; wir verarbeiten sie nur, um Better notes bereitzustellen.

5. Unterschreiben über einen Link

Ein Büro kann Ihnen einen persönlichen Link schicken, über den Sie ein Dokument ansehen und unterschreiben. Verantwortlich ist das Büro, das Ihnen den Link geschickt hat; sein Name steht auf der Seite des Links.

Dabei werden die Ihnen gezeigten Seiten, Ihre Unterschrift als Linienzug (ohne Stiftdruck, Schreibtempo oder andere biometrische Merkmale), der Name, den Sie dazu angeben, und der Zeitpunkt verarbeitet. Es handelt sich um eine einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur.

Speicherdauer: Der Link gilt einmal und höchstens 30 Tage. Die für den Link erzeugten Seitenbilder werden gelöscht, sobald unterschrieben wurde, der Link abgelaufen ist oder das Büro ihn zurückgezogen hat. Ihre Unterschrift wird Teil des Dokuments des Büros. Der Nachweis, wer wann über den Link unterschrieben hat, wird ein Jahr nach Ablauf des Links gelöscht.

6. Unterlagen herunterladen und zurückschicken

Über einen persönlichen Link eines Büros können Sie ein Dokument als PDF herunterladen und – ausgedruckt und unterschrieben – als Foto oder Scan zurückschicken. Verarbeitet werden das bereitgestellte Dokument, die von Ihnen geschickten Dateien und der Zeitpunkt von Abruf und Rücksendung. Verantwortlich ist das Büro, das Ihnen den Link geschickt hat.

Besonders geschützte Unterlagen: Enthält ein Dokument zum Beispiel Gesundheitsangaben, öffnet sich der Link erst nach Eingabe eines 6-stelligen Codes, den das Büro Ihnen getrennt vom Link schickt. Geht der Code per SMS, wird Ihre Mobilnummer an den SMS-Dienst seven communications GmbH & Co. KG (Willestr. 4–6, 24103 Kiel) übermittelt – über das seven-Konto des Büros oder, wenn das Büro keines hinterlegt hat, über unseres; seven arbeitet dabei als Auftragsverarbeiter. Die SMS enthält nur den Code. Nach fünf falschen Eingaben wird der Link gesperrt.

Speicherdauer: Der Link gilt höchstens 30 Tage. Dokument, Code und Ihre Dateien werden auf dem Server gelöscht, sobald das Büro sie übernommen hat, der Link abgelaufen ist oder das Büro ihn zurückgezogen hat, spätestens nach 30 Tagen. Der Nachweis über Versand und Rücksendung wird 90 Tage nach Ablauf des Links gelöscht.

7. Hosting

Die Website wird bei der goneo Internet GmbH, Dresdener Straße 18, 32423 Minden, auf Servern in Deutschland betrieben. goneo verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Daten aufgrund berechtigter Interessen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Geht es um Unterlagen eines Büros, wenden Sie sich bitte an dieses Büro; sonst an die oben genannten Kontaktdaten.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.